W firmie BDO potrafi być „niewidoczne”, dopóki wszystko idzie spokojnie. Problem pojawia się, gdy nie ma rejestru i temat rozmywa się między działami. Wtedy BDO wraca jako nagła potrzeba. Dlatego obsługa ma sens tylko wtedy, gdy jest rutyną, a nie działaniem „od przypadku do przypadku”.
Na start trzeba zdecydować, kto jest właścicielem procesu. Bez tego nie ma odpowiedzialności. w kolejnym kroku ustala się źródła danych, a na końcu rytm kontroli. To proste, ale działa, bo eliminuje rozproszenie.
Jak zorganizować odpowiedzialność w firmie
„Wspólny obowiązek” w praktyce bywa odkładanym. Dlatego najlepszy model to jeden rejestr. Źródła danych mogą być różne, ale powinny być zdefiniowane. Na początku określa się, kto dostarcza dane, potem kto je weryfikuje, finalnie kto zatwierdza porządek. Taki układ jest odporny na zastępstwa.
Jak utrzymać spójność bez nadmiaru papierów
Dobrze działa rytm, który nie jest przesadzony: jeden rejestr. Na start zbiera się informacje, potem sprawdza spójność, na domknięcie odkłada dokumenty w jedno miejsce i robi kontrolę terminów. Dzięki temu firma nie działa „na pamięć”, tylko na stałym nawyku.
Jeżeli dokumenty są w kilku miejscach, ryzyko rośnie: ktoś użyje błędnych danych. Jedno źródło prawdy ogranicza pomyłki. To jest często ważniejsze niż „idealna teoria”, bo w firmie liczy się praktyka.
Nowe usługi, nowe strumienie, nowe obowiązki
Proces ma działać w czasie, więc musi uwzględniać zmiany: nowe usługi. Na początku identyfikuje się zmianę, potem ocenia wpływ na porządek, finalnie aktualizuje rejestr i checklistę. Dzięki temu firma nie wchodzi w tryb ratunkowy, tylko działa spokojnie.
W codziennym działaniu firmy najwięcej sensu ma bdo rejestracja, gdy celem jest zbudowanie rutyny oraz gdy ważne są role.
Jak go zabezpieczyć
Proces sypie się zwykle przez: (1) brak właściciela, (2) brak jednego rejestru, (3) nowe procesy bez przeglądu. Każdy z tych problemów rozwiązuje procedura, która jest krótka.
Uwaga porządkowa: tekst ma charakter organizacyjny i nie zastępuje indywidualnej analizy obowiązków.
+Reklama+
